Nachweis der Zustellung eines Schreibens

Bei einer Mahnung oder Kündigung muss der Verein nachweisen können, dass der Empfänger das Schreiben erhalten hat - da ist es mit dem Einwurf in den nächsten Briefkasten nicht getan!> Ob Mahnung oder Kündigung - grundsätzilch steht der Vorstand vor dem Problem, dass ein solches Schreiben empfangsbedürftig ist, das heißt, dass es dem Empfänger nachweisbar zugegangen sein muss. Am einfachsten ist die persönliche Übergabe unter Zeugen mit Empfangsbestätigung auf einer Kopie. Auch eine persönliche Übergabe durch einen Beauftragten ist möglich, wobwi dieser bei einem Rechtsstreit nicht Partei, das heißt kein Vorstandsmitglied im Sinne des § 26 Bürgerliches Gestzsbuch (BGB), sein darf. Auch hier ist ein Zeuge sinnvoll.

Ein Einwurf in den Hausbriefkasten ist ebenfalls möglich. Damit ist das Schreiben in den Machtbereich des Empfängers gelangt, und er hätte es lesen können. Problem ist der Nachweis, dass dieses Schreiben auch eingeworfen wurde. Wenn der Einwurfzeuge auf dem Brief, auf dem Umschlag und auf dem verbleibenden Duplikat das mit Namen, Datum und Uhrzeit bestätigt, ist die Zustellung nachweisbar.

Längere Zeit üblich war die Zustellung per Einschreiben durch die Post. Das ist wenig hilfreich, weil nur ein Nachweis (Beleg) über irgendeine Einlieferung bei der Post, nicht aber über den zugestellten Inhalt erfolgen kann.

Ein Einschreiben mit Rückschein ist schon sicherer, aber man braucht einen Zeugen, der den Inhalt des Scgreibens und dessen Einlieferung bei der Post bescheinigen kann. Wird das Rückschein - Einschreiben nicht angenommen und kommt mit dem Vermerk "Annahme verweigert" zurück, wird es als zugestellt betrachtet, denn der Empfänger hätte die Möglichkeit gehabt, das Schreiben entgegenzunehmen.

Problematisch ist, wenn das Rückschreiben - Einschreiben infolge Abwesenheit nicht zugestellt werden konnte und es trotz Benacxhrichtigung (gelber Zettel) nicht innerhalb der Lagerfrist abgeholt wurde. Dann hat es den Empfänger nicht erreicht. Mahn- und Kündigungsschreiben sollten deshalb frühzeitig ausgefertigt werden, um die Zustellung notfalls wiederholen zu können und nicht in Terminverzug zu gelangen.
Am Sichersten ist das Einwurfschreiben. Hier führt die Post einen elektronisch gespeicherten Nachweis darüber, wer wann das Schreiben in den Hausbriefkasten eingelegt hat. Das Einwurfschreiben gilt immer als zugestellt, auch wenn der Empfänger untätig bleibt. Ein Schreiben kann nur zustellen, wenn man deie aktuelle Anschrift kennt. Kommt der Gartenfreund dieser Pflicht aus dem Unterpachtvertrag nicht nach, hat er die Folgen zu tragen.

Im Bedarfsfall sollte man auch deshalb die teuere, aber sicherste Möglichkeit der Zustellung wählen. Muss man sich eines Zeugen bedienen, darf er keinesfalls Vorstandsmitglied im Sinne des § 26 BDB sein.

R. Trepte